Tem tarefas de casa para fazer, as crianças a pedir a sua atenção constantemente e ainda trabalho a chegar a toda a hora?

Trabalhar em regime de teletrabalho durante o Estado de Emergência pode não ser tarefa fácil. Sabemos que as exigências e distrações são mais do que muitas e o tempo profissional é bastante mais difícil de gerir quando se passa o dia em ambiente familiar.

 

A pensar nisto, reunimos um conjunto de aplicações essenciais para simplificar o seu trabalho a partir de casa, todas elas disponíveis em iOS, Android e grande parte também compatível com a utilização em desktop.

Descubra todas as sugestões neste artigo!

 

Se sente que precisa de ajuda para aumentar a sua produtividade em teletrabalho, descubra as dicas que temos para si no artigo de blog “Dicas para Teletrabalho Produtivo”

 

Otimizar o teletrabalho com as aplicações essenciais!

Para que seja mais fácil encontrar exatamente aquilo que precisa neste artigo, organizámos as aplicações em 8 categorias:

 

1ª Categoria – Aplicações para gerir emails:

Os emails são parte essencial de um dia de trabalho, quer remoto, quer num escritório. Por essa razão, escolher aplicações simples e acessíveis que contribuam para aumentar a sua produtividade na gestão da informação e da comunicação entre os elementos da equipa é essencial.

Partilhamos consigo as nossas sugestões:

 

O Outlook faz parte do pacote de aplicações de produtividade da Microsoft, o Office 365.

Com esta aplicação terá simultaneamente o standard e o state-of-the-art da gestão de emails, com muitas funcionalidades de organização em pastas ou de identificação de prioridades e ainda o acesso a configurar respostas automáticas a emails, para quando está ausente numa reunião ou durante o seu período de férias, por exemplo.

O Outlook também existe em versão aplicação para smartphone, para o computador e acesso web, todas elas bastante completas em termos de funcionalidades e interface de utilização.

O Outlook é a mais completa aplicação de gestão de emails, como também de gestão do seu calendário e de contatos, entre muitas outras funcionalidades. O Outlook permite-lhe a gestão do seu email mesmo que não tenha uma conta de email no Office 365 ou no Outlook.com

 

Se tem uma conta de email no Gmail, é possível que queira utilizar a aplicação de email da Google. Esta é de fácil utilização e vai permitir poupar tempo na gestão dos seus emails.

Pode agendar os seus emails, aceder às suas novas mensagens rapidamente através de notificações, ler e responder a todos os seus emails, em tempo real.

Esta aplicação está disponível apenas para dispositivos móveis. No desktop terá de aceder à versão web.

 

2ª Categoria – Aplicações para manter a comunicação com a sua equipa de trabalho:

Em regime de teletrabalho é essencial manter a comunicação entre os membros da equipa de forma a manter o entusiasmo e motivação de cada um. Para isso, deixamos as nossas sugestões:

 

O Slack é uma aplicação que possibilita a comunicação entre membros da equipa através de canais partilhados.

A sua grande vantagem é ser uma aplicação de colaboração, permitindo a criação de canais por temas. Pode partilhar ficheiros e enviar mensagens e adicionar elementos da equipa ao projeto onde se inserem, para que a comunicação seja organizada.

Pode ainda interligar o Slack com dezenas de outras aplicações de produtividade. O Slack tem uma versão gratuita que pode ser suficiente para muitas utilizações.

 

O Skype é uma ferramenta de comunicação online que possibilita a realização de chamadas e videochamadas com sua equipa, de forma gratuita.

Uma funcionalidade desta aplicação é a capacidade de poder partilhar o ecrã do seu computador com outro utilizador durante uma chamada, o que pode facilitar situações de teletrabalho. Além disso, o Skype possibilita realizar videochamadas com até 250 pessoas possibilitando reunir equipas maiores.

Além disso, com esta aplicação pode também fazer chamadas telefónicas ou enviar SMS com outros países. Se tiver uma conta Office 365, já inclui 60 minutos de chamadas por mês.

 

O Microsoft Teams é uma aplicação que pertence à equipa do Office 365, que oferece as vantagens de estar ligada às restantes aplicações da Microsoft, como por exemplo o Outlook.

Esta solução foi desenhada especificamente para potenciar o trabalho remoto em equipa e permite criar diferentes grupos de trabalho onde pode criar conversas, fazer reuniões, e partilhar ficheiros, apresentações ou qualquer tipo de conteúdo.

Na versão gratuita estes grupos podem ter até 300 utilizadores, 2GB por utilizador e até 10GB no total.

 

O Zoom é a aplicação mais popular de videoconferências pela sua simplicidade de utilização. Na versão gratuita pode fazer reuniões até 40 minutos com até 100 participantes. Pode optar por um plano pago que aumenta o número suportado de participantes e o limite de tempo para as reuniões. Existem vários escalões de planos pagos, para escolher de acordo com as reais necessidades da sua equipa.

Esta aplicação possibilita ainda a gravação das reuniões, tem funções de interação que permitem a reunião fluir sem interrupções como a função de pedir para falar (“levantar a mão”), ou um chat paralelo à transmissão, para colocar as dúvidas que vão surgindo, e ainda permite a realizar anotações durante a transmissão.

Pode também fazer a transmissão da reunião para Facebook ou YouTube.

 

3ª Categoria – Aplicações para gerir projetos e tarefas:

Para aumentar ainda mais a sua produtividade em regime de teletrabalho, partilhamos consigo algumas aplicações que podem ajudar a gerir o seu tempo da melhor forma:

 

O Asana é uma aplicação que ajuda as equipas a acompanharem diferentes projetos em tempo real.

Cada membro da sua equipa deve ter um utilizador a quem pode atribuir diferentes tarefas e os respectivos prazos. Quando isto acontece os utilizadores são notificados via email e a informação fica atualizada na plataforma em tempo real, para que nada fique esquecido.

Dentro da plataforma pode criar diferentes projetos, de acordo com as diferentes áreas em que está a trabalhar, e pode escolher a estrutura que melhor funciona para cada um, entre lista de tarefas, modelo Kaban, calendário e muito mais.

O Asana tem uma versão gratuita que permite a interação até 15 utilizadores e tem algumas funcionalidades pagas onde pode fazer briefings, pedidos de projetos, criar formulários, entre muitas outras funcionalidades.

A versão gratuita está extremamente completa. É óptima para apoiar equipas em teletrabalho e pode ser instalada também no seu smartphone, para que possa consultar o estado dos seus projetos em qualquer parte!

 

Tal como o Asana, com o Trello também consegue gerir os seus projetos de uma forma simples e visual.

Com esta aplicação pode escrever a sua lista de tarefas e gerir os seus prazos. A sua versão gratuita disponibiliza funcionalidades como: criar quadros para gerir projetos ou o seu dia de trabalho, poder partilhar informações com outros utilizadores através da aplicação, atribuir-lhes tarefas e prazos e ainda criar tarefas de rotina, que se repetem periodicamente de forma automática.

Esta aplicação é semelhante ao Asana, mas tem a possibilidade de personalizar o aspecto dos diferentes projetos, para que se tornem mais apelativos para si e para a sua equipa.

A versão paga disponibiliza funcionalidades extra como ter acesso ao calendário e poder sincronizar outras aplicações.

Para escolher entre o Trello e o Asana, nada como experimentar as suas versões gratuitas, explorar ao máximo as funcionalidades disponíveis e optar pela que melhor responder às necessidades de trabalho da sua equipa.

 

4ª Categoria – Aplicações para aumentar a sua produtividade:

Fazer listas de tarefas é essencial para organizar o dia de trabalho e a sua mente. Quando passa o que tem para fazer para o papel ou para alguma aplicação está a permitir limpar a sua mente e a aumentar a sua capacidade de foco.  A pensar nisto, temos as seguintes sugestões para partilhar consigo:

 

O Microsoft To-do é uma aplicação simples onde pode criar listas para organizar a sua vida e o seu trabalho. Esta aplicação é bastante simples e permite-lhe planear o seu dia, fazer a gestão do seu tempo, adicionar notas às suas tarefas e muito mais.

Pode anexar ficheiros até 25 MB para completar a informação das suas listas, sincronizar com o seu Outlook e consultar a sua informação em qualquer parte a partir do seu smartphone.

 

Tal como o Microsoft To-do, a Todoist é também uma aplicação para gerir listas, com a vantagem que pode sincronizá-las com mais de um dispositivo móvel, caso queira partilhar o conteúdo com algum elemento da sua equipa.

Esta aplicação disponibiliza modelos personalizáveis e permite-lhe que aceda à sua lista de tarefas mesmo quando está offline.

Com a versão gratuita poderá gerir até 80 projetos, com o número máximo de 5 utilizadores por projeto, por isso é uma plataforma útil para situações de teletrabalho.

Na versão paga é possível gerir um maior número de projetos, adicionar mais utilizadores, recorrer a filtros que simplificam a navegação entre as tarefas, entre muitas outras funcionalidades.

 

5ª Categoria – Aplicações para tirar notas

Fazer listas de tarefas é muito importante, mas tirar notas complementares ou escrever as ideias que vão surgindo é essencial para otimizar o seu trabalho e garantir que nada fica esquecido. Por esta razão, juntámos um conjunto de aplicações que vão ajudar:

 

O OneNote pertence ao pacote de programas produtividade da Microsoft, o Office 365, tendo também uma versão gratuita com menos funcionalidades.

Com esta aplicação pode criar notas, organizá-las de acordo com o seu tema e relevância e pode partilhar o seu conteúdo com outros elementos da sua equipa.

Pode aceder às suas notas no seu smartphone através da app para dispositivos móveis ou através do computador.

Além disto, esta aplicação tem uma funcionalidade complementar que pode ser muito útil para algumas tarefas e pode contribuir muito para aumentar a sua produtividade e rapidez. Com o OneNote é possível extrair texto a partir de uma imagem. Acabaram-se as horas perdidas a escrever o texto manualmente, basta fazer o upload da imagem para a aplicação e fazer a extração do texto e já está!

 

O Evernote é outra aplicação para escrever e gerir notas e pensamentos.

Esta aplicação possibilita a criação de cadernos, etiquetas de anotação e pode guardar a sua assinatura electrónica. Com ela pode adicionar conteúdos de diferentes formatos às suas notas e pode partilhá-las com outros elementos da sua equipa.

Existe uma versão gratuita que é limitada a de 25MB de armazenamento por cada nota e a 60MB por mês, e existem diferentes versões pagas, cujo valor cresce juntamente com a capacidade disponibilizada e as funcionalidades extra que você ou a sua equipa necessitem.

 

Tal como o nome indica, o Google Keep é outra aplicação que pertence à Google.

Trata-se de uma aplicação simples para gerir as suas anotações, onde pode escrever as suas ideias, adicionar fotografias e fazer gravações de voz.

Pode complementar as suas anotações com prazos, caso se aplique, definir lembretes e partilhar os seus conteúdos com outros elementos da sua equipa.

Esta aplicação tem ainda um limite de 20.000 caracteres por anotação, embora possa ser suficiente para desenvolver muitas das suas ideias!

 

6ª Categoria – Aplicações seguras para guardar palavras passe:

A segurança das suas contas é muito importante, por isso investigámos acerca de algumas das principais aplicações para guardar as suas palavras passe:

 

O LastPass é uma aplicação onde pode guardar as suas palavras-passe em segurança. Esta aplicação está protegida através da autenticação de dois fatores, o que aumenta o nível de segurança.

Esta solução tem ainda a funcionalidade de ajudar a criar palavras-passe de alta segurança e está preparada para aplicar os seus dados de login nas plataformas a que associar, sempre com a devida autorização.

O plano grátis tem óptimas ferramentas de segurança, muito úteis para qualquer ocasião, seja em trabalho remoto ou não. Já a versão paga oferece mais um conjunto de funcionalidades como 1GB de armazenamento criptográfico de arquivos e a criação de um acesso de emergência, para que caso algo aconteça ao dono da conta possa haver uma recuperação de palavras-passe.

 

O KeePass, tal como o LastPass é uma aplicação para criar e guardar palavras-passe e dados de login de diferentes contas.

Tem também a funcionalidade de criar palavras-passe complexas e de associar diferentes contas web à aplicação. Com o KeePass, sempre que quiser iniciar sessão em algum website, basta escolher a conta que quer iniciar diretamente na plataforma. Quando o fizer, a página associada a essa conta irá abrir no browser e os campos de login serão automaticamente preenchidos.

O KeePass é gratuito e tem diversos plugins que adicionam funcionalidades.

 

7ª Categoria – Aplicações com calendários digitais:

Ter um calendário sempre atualizado é essencial para que nenhum compromisso ou tarefa fique por fazer. Por essa razão temos algumas sugestões para si:

 

Mais uma vez falamos do Outlook. Tal como mencionámos acima, esta aplicação tem uma funcionalidade de calendário onde poderá associar todos os seus compromissos e tarefas com prazo limite.

Esta solução é bastante completa e pode ser acedida através do computador ou smartphone a partir de qualquer parte, permitindo utilizar qualquer conta de email para aceder ao seu calendário na nuvem.

 

O Calendário Google possibilita uma análise diária, semanal ou mensal de todos os seus compromissos.

Tem como limitação de só poder utilizar uma conta Google. As reservas de hotel, inscrições em eventos, ou outros compromissos a que associe o seu email, ficarão automaticamente no seu calendário, para que fique tudo organizado no mesmo lugar e não se esqueça de nada.

A aplicação possibilita o acesso ao calendário offline, é de simples utilização e permite a o acesso simultâneo em vários dispositivos.

 

8ª Categoria – Aplicações para guardar e partilhar documentos com a sua equipa de trabalho:

A partilha de informação é essencial principalmente para quem nunca trabalhou em regime de teletrabalho e ainda está a habituar-se à nova forma de partilhar informação. Se sente que precisa de alguma aplicação para armazenar e partilhar os seus documentos e ficheiros, deixamos aqui algumas soluções:

 

O OneDrive é uma aplicação da Microsoft que também possibilita a partilha dos seus documentos, fotografias e outros ficheiros com os membros da sua equipa.

Pode sincronizar o OneDrive com o seu smartphone, aceder aos seus ficheiros offline, pesquisar através filtros e pode personalizar a aplicação de acordo com o seu gosto.

Na versão gratuita, esta aplicação disponibiliza até 5 GB de armazenamento.

 

A Dropbox permite que envie, transfira e partilhe ficheiros com os elementos da sua equipa.

Com esta aplicação pode sincronizar o seu smartphone ao seu desktop, e ter um rápido sistema de procura de documentos. Pode armazenar ficheiros de diferentes formatos como fotografias, vídeos, PDFs e outro tipo de documentos.

Na versão gratuita tem até 2GB de armazenamento disponível e só pode aceder aos seus documentos se tiver acesso à Internet. Se precisar de mais armazenamento, as versões pagas oferecem uma maior capacidade. Com elas também é possível aceder aos seus ficheiros offline, entre muitas outras funcionalidades acrescidas.

 

O Google Drive é ainda outra solução que está disponível.

Tal como o nome indica esta é outra aplicação Google e permite-lhe, tal como as anteriores, guardar e partilhar os seus documentos. Com o Google Drive pode aceder aos seus documentos offline e fazer cópias de segurança a partir do seu smartphone.

Nota: Esta aplicação tem um limite de armazenamento de 15 GB, partilhados com o Gmail e Google Photos.

 

Outras aplicações essenciais para quem está em casa

Além de todas as sugestões que apresentámos, para que possa desenvolver o seu trabalho remotamente juntamente com a sua equipa, temos ainda mais duas aplicações que gostaríamos de recomendar, pelos benefícios que a sua utilização traz para a sua vida!

Nesta fase de distanciamento social que estamos a passar, e mesmo não saindo de casa, é importante que nos lembremos da importância do exercício físico para a nossa saúde e para o nosso bem-estar geral!

Por essa razão, e para que não haja desculpas, temos duas sugestões de aplicações para fazer exercício físico sem sair de casa!

Lembre-se: Praticar exercício físico é essencial para aumentar os seus níveis de produtividade!

 

A aplicação Seven é uma aplicação que foi criada com base em dados retirados de estudos científicos, com o objetivo de oferecer o máximo dos benefícios que cada exercício físico pode proporcionar.

A aplicação disponibiliza treinos em vídeo com todas as informações sobre cada exercício, oferece treinos personalizados e a possibilidade de treinar com familiares e amigos.

Na versão gratuita tem acesso ao programa de treino Full Body e Freestyle e a 10 exercícios propostos por instrutores.

Se não quer ou não pode investir em aplicações pagas para fazer exercício físico, procure no YouTube. Existe imensos canais com conteúdos gratuitos preparados para pôr toda a gente a mexer!

 

Em suma, com todas estas sugestões acreditamos que o teletrabalho será mais fácil e mais produtivo daqui em diante!

Escolha as categorias que fizerem sentido e adopte as aplicações que sejam mais intuitivas e fáceis de utilizar, para diminuir o tempo necessário à adaptação.

Há alguma aplicação que utilize e recomende, além das que apresentámos? Partilhe connosco!

 

Se sente que precisa de ajuda para aumentar a sua produtividade em teletrabalho, descubra as dicas que temos para si no artigo de blog “Dicas para Teletrabalho Produtivo”

 

Esperamos que tenha gostamos das nossas sugestões!

 

Bom trabalho!